投标文件指具备承担招标项目的能力的投标人，按照招标文件的要求编制的文件。在投标文件中应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应，这里所指的实质性要求和条件，一般是指招标文件中有关招标项目的价格、招标项目的计划、招标项目的技术规范方面的要求和条件，合同的主要条款（包括一般条款和特殊条款）。汇泉翻译官支持Word, Excel, Powepoint, CorelDRAW, CAD, llustrator, InDesign, FreeHand, PageMake, VISO等文件的格式转换、排版设计服务。自主研发的汇泉云平台有使上传的原文和翻译好的译文保持格式一致的功能，在电子化的基础上，可以在一定程度上节省排版成本以及减少排版耗时，提高投标书翻译的工作效率。

对于投标文件的补充、修改、撤回也有具体规定，明确了投标人的权利义务，这些都是适应公平竞争需要而确立的共同规则。从对这些事项的有关规定来看，招标投标需要规范化，应当在规范中体现保护竞争的宗旨。汇泉翻译官有3812服务管理机制，保证在30分钟内回应客户提出的质询，在8小时内提交投标书翻译服务改进方案，12小时内解决投标书翻译沟通反馈群内提出的问题。汇泉翻译还会有专人对客户反馈意见进行登记整理，记录到客户特性中，以免下次承接投标书翻译项目时出现同样的错误。

投标文件一般包含了三部分，即资信部分、商务部分、技术部分 。资信部分包括公司资质，公司情况介绍等一系列内容，同时也是招标文件要求提供的其他文件等相关内容，包括公司的业绩和各种证件、报告等。技术部分包括工程的描述、设计和施工方案等技术方案，工程量清单、人员配置、图纸、表格等和技术相关的资料。商务部分包括投标报价说明，投标总价，主要材料价格表和合同条件（通用和专用）等。汇泉翻译官有应急承诺以及进度承诺。如果有比较急的投标书翻译项目，会启用应急团队，依托结合互联网大数据+人工智能自然语言处理技术，自主研发的人工智能翻译系统，能够有效提升译员翻译效率。